オンラインイベントのメリット・デメリット

コロナ以前には東京や名古屋、大阪といった大都市に優秀社員を集めた表彰式や、プレミアムな観光地への褒賞旅行などで、企業としての明確な指針を共有し、優秀者との円滑なコミュニケーションを図ってきました。コロナ禍の今、東京の企業に限った事ではありませんが、全国に支店を持つ企業や組織では、人が集まる事を控えたり、人の移動を抑えたりしながら、効果的に目的を果たすコミュニケーションツールの検討が必要になってきています。優秀な人材を一か所に集める事は、企業の存続に関わる大きなリスクと言えます。費用面、企画面の双方から、目的を最大限に果たす効果的な施策として期待出来るのがオンラインイベントの企画です。オンラインイベント実施のメリットとデメリットについて事例を交えてご紹介します。

リモートワークを導入する企業が増加し、イベントにおいても、オンライン化を取り入れる企業が増えています。社内向け社外向けを問わず、様々な目的のイベントに利用されています。オンラインイベントには幾つかのメリットとデメリットがありますので、まずはメリットからご紹介します。

コストの大幅削減

全社集会や全国の社員を東京などに集めて表彰式などを行う場合には、集めるための交通費や宿泊費、食費、会場費などの運営費用が必要になります。また、受付や案内看板、席の誘導人員やセキュリティなど、集合する事に対する様々な費用も生じます。オンラインイベントの企画は、人を集める為のコストがかかりません。イベントの規模は千人でも1万人でも低コストで実施出来ます。

スムーズな運営

天候リスク、交通機関の遅延、受付でのイレギュラ対応、資料やテキストなどの再請求、荷物の預かりやクローク業務、現金の授受、着席への誘因、遅刻参加者の案内、避難導線の確保、室温の調整、携帯電話のコール音、化粧室のキャパシティの問題や喫煙場所の確保などを手配調整する必要が無く、不可抗力でのトラブルが極端に少なくなります。移動日程が無いことで役職者や講演者のスケジュール調整も都合しやすくなります。

容易な意見集約の事例

1000人の観客の前で手を挙げて意見を言う事は非常にハードルが高いですが、オンラインイベントのツールを使う事によって、控えめな参加者からも大切な意見を集める事が出来ます。株主総会をオンラインイベントで開催した際に、質疑応答が例年の20倍近く行われ、オンラインツールによる応答で全ての質問に対してスムーズに応答が出来た事例もあります。

平等な視聴環境

リアルイベントの場合、大勢が席に着席することで、見やすい席、聞きやすい席など優劣が生じます。オンラインイベントの場合、全ての参加者に平等に声を届け、平等に映像を見せる事が可能です。参加者全員が見やすく聞きやすいイベントを実現するのがオンラインイベントです。

オンラインイベントならではの演出

オンラインイベントならではの演出を企画することができます。参加者全員のアンケートを取りながらリアルタイムに対談を行ったり、コメント機能やリアクション機能といったインタラクティブな機能で一体感の創出を図る企画も可能です。多元中継の場合でも、全ての拠点に優劣はありません。また事前に録画した映像もライブ感を損なう事無く見せる事が出来ます。

オンラインイベントの活用は、イベント開催における実施時のメリットだけで無く、それを支える運営面でもメリットがあり費用の削減に繋がります。

リアルイベントに応用できるものもありますが、オンラインイベントで多用されている優位点の事例を幾つかご紹介します。

アーカイブの活用

オンラインイベントを録画して保存することで、参加できなかった社員も後からイベントの様子を見ることができます。イベントの模様や発表の内容などのアーカイブをライブラリーにすることで、将来に向けて様々な目的に活用する事例もあります。視聴には期限を設ける事も可能です。

参加者の確認

参加者の入退出ログをリスト化する事が出来るので、リアルイベント以上に正確に出欠確認が出来ます。誰が何時に参加し、誰が欠席だったのかを詳細にレポートします。また、リアルイベントに懸念される物理的な会場への紛れ込みは不可能な為、出席許可者を正確に限定し、イベントの秘匿性を高度なセキュリティで守る事が出来ます。

円滑な会場調達

背景合成など配信イベント特有の技術を用いることで、社内会議室からの配信でもリアルイベントに遜色なく配信が可能なため、費用面のメリットだけでなく、会場予約の手間を減らすことが可能です。実際に配信を行う本番用の会場で十分なリハーサルを行う事も容易になり、企画面や会場調達の運営面、費用の面でも大きなメリットがあります。また、外部会場を使う場合でも大量集客が可能な大型施設よりも候補地の選択肢が豊富になり、円滑な会場調達を可能にしています。

不可能だった課題を可能にする

世界各地に展開する店舗の全社員や、全国各地で働く全てのスタッフやドライバーや作業従事者など、今までは全員を集めてイベントを行う事自体が不可能だった企業や業態において、オンラインイベントを活用する事で、全員の参加が可能になりました。スマートフォンでも視聴が出来る為、時間や場所や役職を問わず、企業としての意思疎通を「直接」全員に届ける事を可能にしたのがオンラインイベントです。

全社員に向けたオンラインイベントは組織のモチベーションアップに非常に効果的です。反面、リアルイベントにはないデメリットも考えられます。このデメリットを出来る限り露出させない企画を選択する事が重要です。

オンラインイベントを成功させるには、オンラインイベント独自のノウハウが必要です。オンラインイベントの実績が豊富な企画会社や専門業者にご相談ください。

参加者の接続トラブル

オンラインイベントを行うときに、最も気をつけなくてはいけないことが接続トラブルです。特に、株主総会や表彰式での受賞者の発表など、時間が決まっているイベントでは、接続トラブルによるタイムロスはイベントの成果に大きく影響します。接続にトラブルがあれば参加すら出来ないのがオンラインイベントの大きなデメリットです。参加者の人数が増えれば増えるほど、参加者のITリテラシーのレベルは様々になります。全ての参加者が事前に接続を確認できるプレオープン期間の長いプラットフォームを利用したり、当日のコールセンターでの電話対応を兼ね備えたサービスなどで、より丁寧な運営が出来ます。

映像や配信機材のトラブル

リアルイベントでも機材のトラブルは大きな問題ですが、オンラインイベントの場合、配信機材や配信サイトがトラブルを起こすと、お待ち頂くお詫びのアナウンスを流す事も出来ません。配信側がトラブルを起こすと、視聴者は何が起きているのかを知る事が出来なくなります。管理の行き届いた配信機材を持つ実績豊富な専門業者を選ぶ事が重要です。

ライブ感が乏しい

リアルイベントでは、空間に立ち入っただけで感じる抑揚感やライブ会場独特の雰囲気が魅力ですが、オンラインイベントではライブ感が乏しくなる事があります。オンラインである以上、物理的な空間の共有はできませんが、同じ目的の時間を共有する為の演出によって、参加者の一体感を作り出す事が出来ます。オンラインイベントならではのメリットを生かした演出プランを提案出来る、事例の豊富な専門業者にご相談ください。

株式会社ディーフレックスでは、国内・海外を問わず2000名規模の企業コンベンションや表彰式、製品発表会の企画運営など、年間約150案件を33年間に渡り行ってきた実績があります。リアルイベントだけで無く、オンラインイベントにおいても多くの事例がございます。ノウハウを駆使し、他にはないハイクオリティなオンラインイベントの企画をご提案致します。