オンラインイベント運営会社から見た有効なプロデュース事例

33年に渡る様々な式典やイベントプロデュースを通じて、オンラインイベントへの切り替えに親和性の高い活用事例をご紹介します。リアルイベントとオンラインイベントでは各々にメリットデメリットがあります。表彰式やアワードといったコンベンションイベントと、周年記念イベントや新製品発表会などのアナウンスイベントなどでは活用の方法が異なります。運営会社から見たオンラインイベントの有効な活用事例を参考にしてください。

オンラインイベントをリアルイベントの代替案としてマイナスに捉える傾向もありますが、オンラインイベントを利用する事で「アドバンテージ」を得るプロデュース方法も存在します。

不可能を可能にする式典

世界各地や全国各地で働く社員のいる企業や、出向業務が中心となる企業などは、今まで全員を一か所に集める事が非常に困難でした。このような業態にとって、オンラインイベントは全員参加を実現出来る新しいコミュニケーションツールです。スマートフォンでも視聴が出来る為、時間や場所を選ばず、企業としての意思疎通を「直接」全員に届ける事を可能にしたのがオンラインイベントです。移動や出張のスケジュールが合わせ難いなどの、不確定要素の強い企業などでも、オンラインイベントにシフトする事で有益な結果を手に入れる事が出来ています。

幅広い関係者や社員の家族なども招待をしたい式典

各エリアで取引のある関係者や、社員の家族全員を式典に招待するのは容易ではありません。本来なら招待をしたい全てのゲストを集めるには、複数日の移動宿泊などのスケジュール調整が必要になり、就学児のいる場合、春休みや夏休みといった、開催コストの高い時期に実施するしか選択肢がありませんでした。オンラインイベントを選択する事で、社員も役員も関係者もご家族も、分け隔てなく全員をご招待する事が叶います。お披露目の目的も併せた記念式典などのアナウンスイベントでも、リアルイベント以上の招待者を招いて、大きな成果を得る事が出来ています。

株主総会やコンテストアワード

オンラインイベントは参加者全員の総意を決議したり、参加者全員の投票を行うなど、オンラインであるからこそ可能な双方向性を活用する事が出来るようになりました。

リアルイベントの場合、大勢の参加者全員から意見を集めることは非常に難しいですが、オンラインイベントでは、ツールを使う事によって、全ての参加者の質問や意見に応える事が出来ます。オンラインイベントでの開催によって、質疑応答が例年の20倍近く行われ、オンラインツールでの応答でスムーズに運営が出来た事例もあります。投票機能やコメント機能などが組み込まれたオンラインプラットフォームを選択する事をお勧めします。

内容の伝達が特に重要なイベント

1000名を超えるリアルイベントの式典の場合、プレゼンテーションの画像が見え易い席や、音声が聞き取り易いやすい席など、式典会場内の参加者の席の位置によって、ある程度の優劣が生じます。オンラインイベントの場合、全ての参加者に平等に映像や音声を届ける事が可能ですので、内容を聞き間違えたり聞き漏らす事を低減できます。アーカイブでの見直しや、参加者アドレスに資料を送付するなどもオンラインイベントならではの特徴です。

参加者資格を厳しく管理したい式典

リアルイベントの場合、参加資格がない来場者の管理が物理的パスコントロールになるため、悪意がある無資格入場者の排除には相当のコストが必要になりました。オンラインイベントでは事前の参加資格者リストに基づいて、参加情報を配信しますので、無許可の参加は厳格に排除する事が出来ます。その為には、一つの参加パスで1デバイスのみの参加資格となるような、セキュリティの高いプラットフォームが望ましいです。秘匿情報を発信する学会や株主総会、経営情報の共有イベントなどでは、オンラインイベントの活用で大きな安心感を得る事が出来ます。

オンラインイベント運営会社の技術レベルや包括的なプロデュースレベルによって、プラスに働く場合とマイナスに働くケースが報告されています。

企画の立案段階で、評価の高いオンラインイベントプロデュースの運営会社にご相談ください。

目的や規模に合わせて、配信形態や会場を選択しオンラインイベントのプロデュースを行います。希望の形式の実績が豊富な運営会社を選択する必要があります。

オンラインイベントを開催する際、主に2種類の配信形態があります。

① ライブ配信

話している側も見ている側も同時にリアルタイムにて配信される方法です。臨場感を演出しやすく、チャットやアンケートなどでインタラクティブな演出も可能です。下記の式典はライブ配信でプロデュースされるケースが多く見られます。

• 全社集会・表彰式・キックオフミーティング
• 周年記念イベント・学会・セミナー・研修会
• トレーニングイベント・新製品発表会・株主総会
• ファンイベント・コンテストアワード

② オンデマンドによる配信

あらかじめ記録している映像を一定期間配信する方法です。配信前に内容についての決裁を受ける事が出来る他、撮影してから提供するまでの間に編集が可能なため、内容のクオリティを高める事が可能です。下記の式典はオンデマンド配信でプロデュースされるケースがあります。

• セミナー・研修会・トレーニングイベント
• 新製品発表会・時差のある拠点との式典

配信を行う拠点になる会場は様々なケースがあり、メリットデメリットを検討し目的に合わせた会場の選択を行います。

① 社内の会議室などから配信

最小20㎡ほどのスペースからでも仮想空間のCGと合成する事で豪華なステージでイベントを行っている雰囲気作りが可能です。会場費が必要無い為、コストメリットは大きくなります。円滑な配信を行うには、インターネット環境やキャパシティの確認が必要になります。以下の式典などで選択されています。

• 全社集会・表彰式・キックオフミーティング・コンベンション
• 周年記念イベント・セミナー・研修会
• トレーニングイベント・新製品発表会・株主総会

② 貸し会議施設から配信

集合する人数規模によって様々な広さの会議室から選ぶ事が可能です。出演者の楽屋や待機場所、事務局や食事を取る場所の確保が容易です。最近では高速のインターネット環境を用意している貸し会議室もあります。オンラインイベントの配信に向けてネット環境の事前確認が大切です。交通の便が良い場所に立地するケースが多いので、遠方からの人を集める必要がある場合などに便利です。

• 全社集会・表彰式
• 周年記念イベント・学会・セミナー・研修会
• 新製品発表会・株主総会
• ファンイベント・コンテストアワード

③ スタジオから配信

オンラインイベントに不可欠な映像機材や照明設備、配信環境は全て不足なく揃うので、技術的な心配はありません。最も安定的に配信する事が可能です。交通の便が悪いケースもあるので、目的によっては不向きな場合もあります。見た目の豪華さやホスピタリティは期待できず、待機スペースや廊下などにも機材やケーブルが露出していますので、重要なゲストへの接遇が必要な場合には注意が必要です。音漏れのリスクが少ないので音楽系イベントなどでも良く利用されます。

• キックオフミーティング・ライブイベント
• 新製品発表会・株主総会
• ファンイベント・コンテストアワード

④ ホテル宴会場から配信

最近では一定の参加者を集めて、オンラインイベントと併用して式典を行うハイブリッド型のイベントが増えてきました。多くの参加者を集める事ができ、上質な食事やホスピタリティの面で優位となりますので、大切なゲストをお招きして行うアワード系の式典やコンベンションなどに向いています。ホテルによってインターネット環境のレベル差が大きいので、オンラインイベントの配信に向けて事前の確認が大切です。

• 全社集会・表彰式・キックオフミーティング・コンベンション
• 周年記念イベント・学会・セミナー・研修会
• トレーニングイベント・新製品発表会・株主総会
• ファンイベント・コンテストアワード

式典の目的や内容に合わせて、実績の豊富な運営会社にご相談ください。

企画立案の段階で、その目的や内容に合わせてオンラインイベント全体を正しくプロデュースする必要があります。使い方を誤ると、式典の開催が逆効果になるケースも考えられます。

課題に応じた解決策の提案

契約している通信速度が遅いなどのネットインフラが脆弱な環境で視聴する場合、投票機能やチャット機能などが活用し難く、意見収集が必要な企画はトラブルのもとになります。決議決定が出来ずに結果が持ち越しになったのでは、オンラインイベントを開催した意味がありません。決議や意見収集を行わずに目的を果たせる企画で対処するか、高速回線の追加工事やモバイルデバイスの配布などの技術的解決で対処をする必要があります。課題に対して解決策を複数提案できる、企画力のある運営会社や、オンラインイベントの技術的サポートの実績が豊富な運営会社を選択する必要があります。

比較されるオンラインイベント

オンラインイベントは式典だけで活用されるものではありません。社内見学会や会社説明会などへの活用も、もはや当たり前の時代になっています。リクルートイベントの場合、プレゼン用の画像やタイトルムービーなどで、採用候補者が、その会社のクオリティを疑似体験出来る場でもあります。事業の説明だけでなく、会社のカラーや文化を正しく伝えることが重要です。採用候補者は、1つの会社のオンラインイベントだけを見ている訳ではありません。業務内容のプレゼンテーションは勿論ですが、目から入るグラフィックの品質や、耳から入る淀みない説明が、比較検討をする材料として重要なファクターになります。リクルートイベントは比較対象企業とのコンペティションです。技術面だけで無く、高いクオリティのオンラインイベントを企画プロデュース出来る運営会社を選択する必要があります。

海外拠点とのオンラインイベント

バーチャル空間でのCG合成なども取り入れたクオリティの高いオンラインイベントを、複数の海外拠点を交えて行う場合には細心の注意が必要です。カメラの設定や解像度、ライティングの考え方やグリーンバックの色までもがそれぞれの国によって想像以上に違いがあります。バックアップ回線の考え方やタイムスケジュールの調整など、海外イベントのプロデュース実績が豊富な運営会社を選ぶ必要があります。海外での表彰式や式典やコンベンションで評価の高い運営会社にプロデュースを依頼する事で、目的が叶うオンラインイベントを安心して行う事が出来ます。