オンライン配信だから出来た大規模イベントの成功事例

リアルイベントとして開催されていた大規模イベントの中には、中止又はオンライン配信を選択せざるを得ないケースも増えています。そこで会議システムを活用する事が多いですが、もともと会議システムの設計は、会議を行う事を前提に開発運用されているプラットフォームですので、機能として「誰でも簡単に意見を交換できる場」を作り出す事に重点を置かれています。反面、株主総会やキックオフミーティングの様に、企業側からの発信がメインでありながら、視聴のみの開催では目的を果たせないイベントも存在します。オンライン配信の代理店として、大規模イベントで有るが故に利便性の高い成功事例を幾つかご紹介します。

リアルな開催が当然であった株主総会においてもオンライン配信によって成功した事例があります。オンライン配信に切り替えた事で、株主と企業の双方にとって、飛躍的に議事進行が円滑になりました。

◇ 出席者が何時何分からいつまで参加しているのかをリアルタイムで正確に記録できる為、議決権数の確認が容易に出来ます。これにより株主総会で重要な議決承認のプロセスもスムーズに行う事が可能です。

◇ 不規則発言や不規則質問を正しくコントロールする事が出来るようになりました。株主には、平等に又、公正に扱われた印象を与える事が出来るため、満足度が大きく向上する株主総会となりました。

◇ 質疑応答の件数が大幅に増え、プラットフォームの機能で丁寧な回答ができます。株主にメリットがありながら、主催企業にとっても会の遅延を起こすことなく円滑に終える事が出来ます。

◇ 株主総会への招待者はログインパスワードで管理されている為、出欠だけでなく、全員分の質問を正確に記録に残す事が出来ます。一つのアカウントで1つのデバイスのみの参加を許可するプラットフォームの使用が最適です。

◇ 全員が表示されるプラットフォームでは質問者の指名が難しく、複数の発言を許してしまう可能性も否定できません。意見収集の表示に検閲機能を持たせているプラットフォームをオンライン配信で使う事で、議事進行をスムーズに行えます。

◇ オンライン配信の場合、会場のキャパシティや立地環境に依存する事が無く、数万名といった多くの参加者でも円滑に参加出来ます。会場を調達する必要が無くなり、例年の半分の費用で開催出来た事例もあります。

◇ 高いセキュリティ基準を満たすプラットフォームを使用する事で、株主総会の秘匿性を高いレベルで保護する事が出来ます。リアル開催のような物理的な漏洩リスクは存在しません。

人数が多ければ多いほど、大規模イベントのスムーズな運営を可能にするのがオンライン配信の株主総会です。感染症防止の配慮としてもオンライン配信は最適な株主保護の施策になります。費用や運営方法などと併せて技術レベルの高いオンライン配信の代理店にご相談ください。

リアルイベントでは難しかった、繁忙期の参加者のスケジュール調整が、オンライン配信に切り替えた事で容易になりました。結果として参加率が上がり、組織の重要事項共有の場としての目的を果たす事が出来ます。

◇ キックオフミーティングなど、会社の指針や経営方針の共有する場や、営業結果報告会などの重要な会合については、出来る限り多くの社員の参加が望ましいとされます。反面、年始や年度の切り替わりのタイミングは業務的に忙しい業種業態もあります。セールスを止める事無く大切な経営方針の共有を行える新しいコミュニケーションがオンライン配信になります。

◇ 通常、キックオフミーティングはトップからの方針の共有が大きな目的になります。「参加者全員での意見交換の場」というよりは、「トップからの発信を円滑に行う事」が優先されます。ただし、組織への帰属意識の醸成として、意見や質問発信の必要性も考えられます。大規模イベントになればなるほど、オンライン配信にすることで、費用を掛ける事無く、参加者全員からの質問や意見の収集をするメリットが得られます。これは、分け隔てなく一人一人全員の社員を大切にしているという組織からのメッセージにもなります。

◇ 働く側からもキックオフミーティングの様な意識共有の大切な場は、これからの会社の品質や目指すクオリティを感じる場でもあります。背景合成のCG空間やプレゼンテーションの映像などで目標の高さを演出しなければなりません。視聴する社員からも他社と比較され、将来の自身のクオリティレベルを感じる物差しになります。

株式会社ディーフレックスでは、イベント毎にオリジナルの仮想空間CGのご提供が可能です。ブランドアイデンティティを確立させる高いレベルのオンライン配信イベントを提供できる代理店です。

大規模イベントをオンライン配信で行う場合、プラットフォーム使用の費用を代理店に支払う他に、参加者の人数に応じて配信サーバーの費用が従量課金される場合があります。この費用は配信サーバー会社に直接支払う事も出来ますし、配信プラットフォームの代理店に一括で支払う事も出来ます。

◇ 大規模イベントをオンライン配信で行う際に総予算として掛かる項目をご説明します。

① プラットフォーム使用料：オンライン配信を行う上で何らかの配信プラットフォームは必ず必要です。機能を有するプラットフォームの選択が重要となります。大規模イベントであるにも関わらず、機能や付属サービスの比較をせずに金額だけの比較をしても、本来の目的が果たせない場合がありますので、専門のオンライン配信代理店にご相談ください。（必ずオリジナルのプラットフォームを有しているとは限りません）

② 配信サーバー使用料：イベントの長さ（日数・時間）、映像の品質（画素数・動画品質）、視聴者の数、主にこの3つによって従量課金されます。過去実績などを基にトラブルの少ないプラットフォームを選ぶことが重要です。

③ イベント制作費：企画、演出、運営、出演者の手配、機材の手配、当日の進行といったイベントを進めるのに必要なディレクションワークの費用です。通常イベント代理店がこの業務を請け負いますが、①②の費用とは別で計上されます。

④ 会場費：主催企業の社内会議室であれば、会場に対する使用料や付帯設備料などの費用は掛かりません。ホテルの宴会場や貸会議施設、スタジオや公共ホールなどを利用する場合に掛かる費用です。付帯設備費や楽屋使用料、冷暖房使用料、電気代などが合わせて請求されます。

◇ ここから先は、大規模イベント開催の内容や対象者、目的に合わせて予算を検討する費用です。過去の大規模イベントの事例から、実際に依頼のあった項目についてご説明します。

⑤ 動画コンテンツの製作費：オープニングムービーやテーマムービー、コーナーのアタック映像（ジングル）、プレゼンテーション用の動画制作などです。

⑥ 静止画コンテンツの製作費：会の進行に合わせたフリップや人物紹介のパワーポイント、プレゼンテーション用のパワーポイントなどです。統一感のある背景やヘッダーフッターを使用すると、よりオンライン配信イベントの質感が向上します。

⑦ 出演者：外部講演者・司会者・パフォーマー・タレントなどです。別の場所からオンラインで出演するのか、配信会場に来るのか、事前の録画か、などによって費用が変わります。収録やロケの場合、カメラやディレクターといった技術スタッフを派遣する費用も必要になる場合があります。

⑧ 参加者への配布物：招待状、プログラム、説明資料など別途配布物が必要であれば製作費が掛かります。大規模イベントの場合、配送の実務作業を代理店に依頼する事例も多く見られます。

⑨ グッズ：参加者に記念品やお土産を配布する場合は、製作費と配送費が掛かります。大規模イベントの場合、オリジナルで製作する事もありますので、オンライン配信を検討する場合、早めに代理店に相談する事をお勧めします。

⑩ コールセンター：オンライン配信イベントへの参加率を高める必要がある場合は当日のコールセンターの開設をお勧めします。大規模イベントの場合、参加者数によって費用が大きく変わります。問い合わせ電話を何回線用意するのか、オペレーターを何名にするのか、対応時間などで費用が変わります。コールセンター業務をサポ―ト出来る代理店にご相談ください。